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10 Astuces pour éviter d’être stresser et mieux organiser au bureau

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Il est facile de se sentir débordé(e) au travail. Le stress fait alors partie du quotidien et rend les tâches beaucoup plus longues et moins plaisantes. Bien s’organiser au bureau permet de limiter ce stress.

 

1-      Un bureau personnalisé

Avoir une structure organisationnelle personnelle de son espace de travail est essentiel afin de rester maître de la situation. Les motifs, les couleurs, les formes et la disposition du bureau peuvent aider à reconnaître plus facilement les éléments de travail. Ainsi, il ne faut pas hésiter à se laisser aller à un peu d’extravagance. Le visuel joue un rôle très important dans la reconnaissance et dans l’appropriation de son milieu de travail. De plus, maintenir son bureau en ordre évite les excès de stress car tout est plus facile à retrouver et à gérer.

2-      Les informations organisées

Les courriers électroniques ne devraient jamais s’accumuler dans la boîte de réception. Les messageries offrent des méthodes de classement : il est recommandé de les utiliser en créant des dossiers propres à chaque type de message. Cette méthode de catégorisation permet de retrouver plus facilement ses courriers électroniques et de ne pas oublier de répondre à un message important. Pour s’assurer de ne pas omettre un mail qui exigeait un suivi, il est possible d’utiliser les drapeaux indicateurs. Il est conseillé de procéder à la classification au fur et à mesure de la réception ou une fois par semaine.

3-      Les coups de téléphone peuvent attendre

La sonnerie de téléphone ne devrait pas interrompre le travail trop fréquemment car la distraction engendre plusieurs omissions. Pendant les périodes de travail intensif, il est recommandé de laisser le téléphone sur répondeur : en plus de mettre un frein aux sonneries, le répondeur permet de prendre connaissance des messages en douceur. De plus, se faire une fiche de contacts fréquents et la placer à côté de l’appareil permet de gagner du temps.

4-      Les listes

Les listes sont les outils d’organisation par excellence. Il est suggéré de toujours maintenir trois sortes de listes, chacune ayant un format précis : les listes des projets à réaliser à long terme (sur un papier grande taille), les listes des occupations hebdomadaires (sur une demi-feuille de papier) et les listes des tâches journalières (sur un post-it grand format).

5-      Un calendrier… à jour !

Maintenir un calendrier et le mettre à jour permet d’avoir une visualisation globale des échéanciers et des rendez-vous. Le calendrier permet de s’imposer des limites de temps : il est possible de noter la date à laquelle un projet doit être terminé afin de s’encadrer dans les contraintes temporelles infligées personnellement ou professionnellement.

6-      Se concentrer sur un ouvrage à la fois

Entamer plusieurs projets en même temps n’est pas productif et incite à la panique et au stress. De plus, cela rend plus vulnérable aux oublis. Pour exécuter une seule tâche à la fois, des limites peuvent être imposées, telle la consultation des messages qui peut être restreinte à 4 fois par jour.

7-      Se réserver des plages horaires pour le plaisir

Afin de décompresser au travail, il est important de s’accorder des moments de bien être dédiés à la pratique d’activités plaisantes et personnelles qui n’ont rien à voir avec les occupations professionnelles.

8-      L’automatisation

Plusieurs outils sont créés afin de faciliter les petites tâches récurrentes, il ne faut pas hésiter à s’en servir. Utiliser les outils de messagerie afin de se créer une signature ou des messages-type permet de gagner beaucoup de temps.

9-   Le tableau d’affichage un outil de mémoire visuelle

Un tableau d’affichage permet d’avoir devant soi les éléments à mémoriser. L’utiliser avec des post-it colorés facilite une organisation personnelle et efficace. De plus, il est facile de le gérer car les éléments achevés peuvent être supprimés du tableau. L’agencement des couleurs et des motifs permettra de se confectionner une mémoire visuelle qui accélère le repérage des informations.

10-      Une carte des idées

Organiser ses idées est souvent une étape difficile. Pour mieux ordonner ses idées, l’Anglais Tony Buzan a élaboré le concept de carte mentale (= map minding). Cette forme d’organisation permet une meilleure gestion de la prise de notes, du brainstorming, de la structuration de projets, de la préparation de discours et de l’organisation des dossiers informatiques. Un logiciel tout à fait gratuit permet d’avoir le schéma de ses idées personnalisé sur l’ordinateur : Xmind.

 

Source : www.passeportsante.net

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