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5 astuces pour mieux gérer son temps

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« Si je disposais de huit heures pour abattre un arbre,

j’en passerais six à affûter ma hache ».

  

1- Planifier sa journée

 

La planification se conçoit idéalement à la journée, en utilisant un plan de journée, ou un plan quotidien, ou encore en notant ses priorités du jour dans son agenda.

Dès la veille au soir, le simple fait de jeter un œil sur votre semaine et de noter 3 à 5 priorités pour le lendemain vous aidera à visualiser votre journée, libérera votre mémoire et fera travailler votre subconscient pendant la nuit.

 

2- Perdre du temps pour en gagner

 

Retenez bien ceci : « Je prends du temps pour gérer mon temps ».

Il faut en effet accepter de « perdre » un peu de temps chaque jour pour en gagner. Et planifier, c’est gagner du temps. Une récente étude a révélé qu’en consacrant huit malheureuses minutes par jour à planifier, nous pouvions gagner une heure dans la journée.

L’idée à retenir, pour faire simple, c’est que plus on a de choses à faire, plus il faut prendre de temps pour planifier !

Pourtant, nous avons tous cette tendance naturelle à faire exactement l’inverse, saisi par la panique de ne pas parvenir à « tout » faire. Une panique qui finit par nous paralyser et nous ôter toute lucidité pour avancer et accomplir nos priorités du jour.

 

3- Apprendre à fixer des limites

 

Pour bien gérer son temps, il faut savoir fixer des limites. A soi d’abord. Et aux autres.

Lorsque vous fixez des limites, vous gardez la main. Vous restez dans le choix.

 

Voici quelques applications qui s’inspirent de la vie professionnelle mais qui sont transposables, bien au contraire,  à la vie personnelle et familiale :

 

1-   Je fixe une durée pour chaque chose. Vous devez rédiger un communiqué de presse ? Donnez-vous un temps précis pour le faire.

 

2-    Lors d’un rendez-vous, je préviens mon interlocuteur, dès le départ, du temps dont je dispose. En fixant des limites, le rendez-vous va s’organiser automatiquement sans déborder.

 

3-   Idem pour les conversations téléphoniques : je cadre d’emblée en donnant des limites de temps : « je dispose de X temps ».

 

4-    Autre astuce : je ne donne pas de rendez-vous à heures tapantes, mais à 9h 15 au lieu de 9h, ou 14h 45 au lieu de 14h 30. Effet garanti !

 

5-  Je note les points essentiels de ce qui a été dit lors d’un rendez-vous ou même d’un entretien téléphonique (sorte de « relevé de conclusions ») immédiatement après l’entretien, et je reporte sur l’agenda ce qui doit l’être (on libère l’esprit et on évite les oublis).

 

6-    Je définis des temps de non disponibilité, des zones de non interruption en fixant par exemple des créneaux d’ une ou deux « heures calmes » par jour, porte fermée si vous avez un bureau indépendant, sans téléphone, sans email… et sans enfants à proximité si vous êtes à la maison !

 

L’heure calme à la maison vous fera du bien mais fera également du bien à votre enfant qui en profitera, isolé dans sa chambre, pour se reposer, lire ou jouer tranquillement.

 

 

4- Savoir dire non (mais aussi savoir ne pas dire oui !)

 

Savoir dire non est difficile (sauf entre 18 mois et 3 ans !). C’est même plus difficile pour certain(e)s que pour d’autres car notre capacité à dire non est directement corrélée à la connaissance de nos besoins profonds et de nos valeurs, et plus directement encore, à notre estime de nous-même.

 

Plus nous sommes dans l’estime de nous-même, plus il nous est facile d’opposer un non affirmé, serein, non agressif à la demande de l’autre.

Ce non-là est facile car il permet de rester en accord avec soi.

Savoir dire non est une compétence à développer impérativement pour fixer des limites sereinement et gérer efficacement son temps.

Cela équivaut à s’accorder le droit de refuser une demande.

 

Or, dans certains cas (le mien par exemple), le plus difficile n’est pas de savoir dire non mais de ne pas dire oui ! Je m’explique : en ce qui me concerne par exemple, je n’ai jamais eu aucune difficulté à dire non à l’autre, de manière diplomate et respectueuse bien sûr, si la demande me semble inappropriée ou ne pas correspondre à mes besoins ou à mes priorités du moment. En revanche, je me méfie comme de la peste de ma nature enthousiaste et de mon attrait pour les défis en tous genres, qui m’amènent, le plus souvent, à m’emballer et à accepter plus qu’il n’en faudrait de nouvelles propositions. Bref, j’ai du mal à résister (je vous rassure, dans certains domaines seulement) à la tentation ! What do you expect !

 

Si vous êtes comme moi, la meilleure parade à votre enthousiasme naturel est de différer votre réponse de quelques jours : fixez-vous pour règle de ne jamais donner votre accord de suite. Laissez-vous quelques jours de réflexion et pesez le pour et le contre de votre engagement.

Il vous sera plus aisé, à tête reposée (froide ?), de mesurer si vous pouvez réellement assumer cette nouvelle charge dans votre emploi du temps et surtout si elle en vaut la peine, au regard des priorités que vous vous aurez fixées.

 

5- Tutoriel pour alléger son agenda en moins de 5 minutes

 

 

Quand vous vous sentez débordée, que vous sentez que vous ne maîtrisez plus la situation, physiquement, ou psychiquement, n’ayez aucun scrupule à alléger votre agenda.

 

Concrètement, comment fait-on ?

1)       On ouvre son agenda.

 

2)       On décroche son téléphone.

 

3)       On annule (ou reporte à une date bien ultérieure) son rendez-vous.

 

4)       On souffle un bon coup et on respire !

 

 

C’est simple mais terriblement efficace !

 

 

Et vous verrez, personne ne mourra. RE-LA-TI-VI-SEZ ! La terre ne s’est pas arrêtée de tourner pour autant.

 

Et profitez du temps que vous venez de libérer instantanément, dans votre agenda, mais également dans votre esprit !

 

 

 

Pour conclure

 

 

« Choisir, c’est être libre »  (Claudy Mailly)

 

Vous remarquerez, qu’il s’agisse de fixer des limites, de savoir dire non ou encore d’alléger son agenda, que tout repose sur le choix. Je pourrais vous parler de gestion du temps sur des pages et des pages, mais là n’est pas le propos.

 

Car j’aimerais que vous reteniez une seule idée-maître :

 

La gestion de votre temps repose essentiellement sur

votre capacité   à faire des CHOIX et à fixer des limites,

en accord avec vos valeurs,   dans le respect de vos priorités,

et dans l’affirmation de qui vous êtes.

 

 

Plus que tous les discours du monde, le comprendre, l’expérimenter, l’intégrer dans votre quotidien vous permettra de reprendre dès aujourd’hui la main sur l’organisation de votre temps.

 

Source : www.zen-et-organisee.com

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